生産性の高い働き方をするためのヒント

働き方改革によってより生産性の高い働き方が求められるようになってきた。生産性の高い働き方とは何かというのは色々疑問があるだろうが、生産性が高い働き方の定義と、もっと生産性をあげるためにはどうしたらいいかを検討していきたい。

今回の記事はあくまで大企業からベンチャー企業まで幅広い方を対象にした入門的な記事とさせていただく。当たり前の内容も多いので、すでに工夫をしている人よりも無思考で働いている人向けに読んでいただきたい。

生産性の高い働き方の定義

生産性の高い働き方とは、自身がすべき業務、与えられた業務を残業をしない範囲で終わらせることである。

多くの会社では残業が発生し、体を蝕まれている人もいるだろう。もちろん8時間の勤務時間の仕事を6時間で終わらせるのはいいことだが、今回はすでに残業が恒常的に発生している人が、8時間(会社によっては7時間半等だが)のうちに収まる形で1日の仕事を終えることを生産性の高い働き方としよう。

生産量に関係なく自分の評価を落とさない範囲で会社に貢献し、働くことを志向する人向けとする。

生産性の高い働き方をするためのヒント

睡眠を多くとる

まず大事なのは睡眠だ。眠くなってコーヒーを飲んでいる人、コーヒーを買いに行っている人、机にレッドブルを並べている人は大抵仕事ができない。同様にタバコを吸っている人もタバコの休憩が長く仕事ができない傾向にある。東京だと通勤時間の長さも影響してか、睡眠時間が短い人が多く、6時間未満の人も少なくないだろう。

伝統的に睡眠時間が短い投資銀行にあっても、2年目以降のアナリストに聞くととにかく早く帰るための工夫をしている印象だ。

なお、1年目はエクセルや独特のカルチャーに慣れるため早く帰ることができないが、その時期を乗り越えると早く帰るようになるために工夫をしているかどうかで差がついている。

さて、睡眠の話にもどると、日中眠いと感じている時間をどれだけ減らせるかが、仕事を早く終わらせるためのヒントになる。

慢性的な長時間労働に陥っている人は、睡眠不足から昼の生産性が下がり、残業が続き、さらに、睡眠が減りというよくない負のスパイラルに突入しているため睡眠を多くとることで解決することも少なくない。

なお、筋トレをしたり、運動したり、食生活改善をしたりするよりも先に寝たほうがよっぽど効果的である。健康サイトではないのでエビデンスは割愛するが常識的な範囲内では睡眠時間が長い方が寿命や、病気に正の相関関係があるので睡眠はしっかり取って30代後半以降も継続的に働いていけるようにしておこう。

寝ることはもったいないことではなく自己投資だという認識をもてるとよいと個人的には思う。

デュアルディスプレイの活用

接客業以外はPCを使うだろう。現在はリモートワークや営業時の説明にPCを使うことが当たり前になってきただろう。職場でPCを使う場合にデュアルディスプレイを活用している人がどれくらいいるだろうか。

ノートPCは画面も小さく肩こりの原因になり、ウィンドウをたくさん開いて、dataを参照しながら考察をするときに使いにくい。

そこでデュアルディスプレイを活用できるとよりよい働き方ができる。一部のインフラ系のエンジニア以外だとWEB系企業ではデュアルディスプレイにしているエンジニアがほとんどだろう。

ディスプレイを2つ以上使うことが禁止されている企業があったら非常に残念だが、情報システム部門に聞いてみるなりすると実はディスプレイをもう一枚支給されるかもしれない。また、ディスプレイを接続したところでウイルス感染するようなものではないので通常は許可されるべきである。USBはコンピュータウイルスの観点から危険なので通常の企業では使用されないだろう。

ぜひ、ディスプレイをもう1枚追加してみよう。ノートPCのモニタとの相乗効果で仕事の効率があがるかもしれない。当たり前だが、Alt+Tabキーを活用するだけでも効率は大きく変わるので活用しきれていないショートカットがあれば再度覚えなおしてもらうとよい。

スマートフォンの活用

スマホを活用しての仕事はすすんでいるだろう。スマホの目的は仕事にすぐにレスすることではなく、これまで仕事に活用できなかった細かい移動時間や訪問先での控室での待ち時間を活用するために使える。PCを開くというのは心理的に重労働であるが、携帯電話になれた若い世代であればスマホ１つでメールを返すのは大して苦にはならないだろう。

ただし、いつでも返信できるからと家でも仕事後の電車でも返信をし続けていたら、仕事が永遠に終わらず心理的に休まることなく、さらには睡眠時間を削られてしまうので家にいるときは仕事の携帯はoffにした方が賢明だ。仕事の携帯電話というのは自宅では百害あって一理なしだ。

また今きたメールを今すぐ返信しなくても大して困らないのである。プライベートのLINEはやたら返信が遅い連絡無精の人でも仕事のメールは早く返信しようとするが、そんなことは気にせず翌日返信したらよい。

よっぽど緊急事態や、クライアントへのプレゼン前日くらいは見ておいた方がいいが、それ以外は放置する勇気を持とう。

社内チャットをあまりしない

会社にいるときPCをひらいていると社内のチャットツールで仲のいい同僚と延々とチャットをしてしまうことはないだろうか。チャットは非常に便利で仕事中にまわりにばれずに話すことができるので非常に楽しい。

しかし、チャットでかなりの時間を浪費していることに気付かずに一日を過ごしているとすべき仕事が結局終わらないということになる。要件があったらメールで送って、一気に要件を返信してもらったほうが効率がよい。

メールは効率が悪そうでチャットは効率がよさそうに見えて、チャットはLINEのように永遠にキャッチボールが続いてしまうことがあるので注意して頂きたいところである。チャットツールは基本的に不要ではないかと思うことすらある。

最近はメールとチャットを一緒にしたチャットワークやslackといったツールがIT企業を中心に導入されているが、slack等でも同僚同士で個人のやりとりをし続けると時間を食われるのでメールを活用したほうがよい。

ただ、slackを導入しようと考えている企業にはぜひおすすめしたい。コミュニケーションのスピードがあがると同時ハードルがさがる。

早く帰る

早く帰ろう。早く帰るという意識をもって早く帰っているといつしか、仕事がきちんと時間内に終わるようになる。早く帰ることによって、すべきでない仕事がこれまで以上に明確になって、無駄な仕事時間が減る。1つ1つの作業を短時間にする、集中している時間を増やすといった施策が多々あるが、最も効果的なのはしないことである。

その仕事って本当にしないといけないのだっけという問いを重ねていくことで、自分がすべきことが見えてくる。あまりに初歩的なアドバイスだが、夜に予定をいれる、映画のチケットを買っておく等の対策をしておくとよいだろう。今までよりも朝早くこようという発想ではなく、今までよりも早く終わらせようという観点から注意しておこう。

仕事を断る

さて、仕事をどれだけ頑張っても、給与の差はつかない。自分のやりたい仕事であれば深夜まで働くことになってもやるべきであるが、そうでない通常の仕事は大した差にならないし、出世も運の要素が強いので何でもかんでも仕事をしたらいいわけではない。仕事を断るという行動ができる人がどれだけいるだろうか。

早く終わったから手伝うという発想は業務時間内においては重要なのだが、いち早く帰る習慣を身に着けることも重要である。早く帰る習慣を見せるとあの人は早く帰る人だというブランディングができ帰りやすくなるのと、現在は時代の流れもあり、仕事を早く終わらせる人が評価される時代になってきた。

仕事を早く終わらせることで、残業時間も減り、金銭的にも、上司の評価的にもよいので、仕事を断ってでも早く終わらせて帰ろう。チームが全員深夜まで働いていて、自分だけ18時帰りはさすがにまずいかもしれないが、極端でなければ一番に帰る事を目標にしよう。

マイクロマネジメントは有効か

キーエンスやリクルートといった伝統的な営業企業では、KPIや勤務時間内のto doを細かく設定し、時間を有効に使えているか振り返りをさせている。またコンサルティングファームもマイクロマネジメントを行っている上司がいるため、プロジェクトによっては非常にストレスが溜まる。

細かく時間を決めて、振り返りを短時間ごとに行い、上司に管理されるのは、生産性が高くなっても長期的にみたときに成長ができるかは微妙であると感じる。

 マイクロマネジメントは行き過ぎると自主性がそがれてしまうので部下を持っている方もある程度の自由さを部下にもたせることで新たな創造が生まれるかもしれない。保険の個人営業のように数をこなすものはKPIをとにかく設定して詰めて結果を出すスタイルのほうが今の時代でもまだいいのかは気になる。

仕事をどう捉えるかで生産性は変わってくる

仕事をどう捉えるだろうか。成長のため、やりがいのため、お金のため、自己実現のため、と色々あるが、仕事を延々としている人は楽しくてやっているならばそれでいいだろう。ただし、仕事は仕事、プライベートはプライベートとある程度分けることで、メリハリを持つべきである。

仕事が好きでやっているという人に限って、だらだらしすぎて生産性が低い場合がある。仕事と割り切っているほうが仕事の生産性が高く、成長度合いが高いという皮肉もあるので、仕事は所定の時間内に終わらせるというルールに従ったほうがよいのではないかと感じる。

エクセルスキルに長けていることだけが仕事の速さを左右しない

エクセルスキルに生産性の話になるといきがちだが、どの仕事を取り組むべきか、今の課題は何なのかということを先に見ておいたほうが絶対によい。

また、エクセルを使うべき仕事なのかを考えること、エクセルに入力作業があれば派遣社員やアルバイトにしてもらう等の対策があるので自分で考えて対策をとってみよう。

エクセルエクセルでエクセルを極めたところで本質的な思考が変わってなければ全く意味がないのだ。

それでもエクセルをはじめPCスキルは重要

エクセルよりも先に...といま書いたばかりだが、エクセルワークは避けられない業務の1つなので少しでも早く短時間でできないか工夫してほしい。エクセルワークは4~5時間くらい集中して勉強したらその後の業務効率が圧倒的に変わる。

特に転職したてで急にエクセルワークが増えた方は、最初に無理をしてでもエクセルを勉強したほうがいい。エクセルの勉強は必ず元をとれる。

 外の環境を一度見てみることの重要性

働くにあたって効率がいいか悪いかはなかなかわからない。一度、転職活動をして他の会社の働く工夫を現場の社員に聞いてみるといい。人事はエクセルスキルも低く、生産性の低い部署の1つなので現場の自分がつくポジションの人に聞くのがよい。

転職サイトのビズリーチに登録し、効率のよい働き方、生産性の高い会社にいきたいということを伝えてみよう。転職エージェントに一人当たりの売上や利益が高い会社を紹介してくださいというと紹介してもらえる。他社と比較して自分の働き方を検討するために外の世界を見ておくことを勧める。 

今日は以上だ。